Dacă pleci în vacanță trebuie să lași totul legat și bine legat. Dacă comunicați de obicei cu clienții, colaboratorii și colegii dvs. prin e-mail, va fi necesar să activați așa-numitele mesaje de răspuns automat pentru a le anunța că vă bucurați de o perioadă de odihnă și că până la întoarcere nu veți putea răspunde la acestea pentru a gestiona solicitarea lor. . Cu doar câteva zile în urmă v-am spus cum să activați răspunsul automat în Gmail . Cu toate acestea, dacă utilizați Outlook va trebui să urmați o procedură diferită. Configurarea acestuia va dura doar câteva minute. Veți vedea că este foarte ușor dacă urmați aceste sfaturi:
1) Dacă utilizați Outlook 2010 va trebui doar să deschideți programul și să faceți clic pe meniul Fișier> Informații> Răspunsuri automate .
2) Faceți clic pe butonul Răspunsuri automate și selectați opțiunea Trimiteți răspunsuri automate . Va fi activat rapid un meniu de configurare. Un fel de asistent în care puteți scrie mesajul pe care doriți să-l trimiteți persoanelor de contact.
3) În primul rând, desigur, va trebui să alegeți cât timp doriți să trimiteți răspunsul din afara biroului persoanelor care vă contactează. Puteți selecta un interval de date , de exemplu, din ziua în care începeți să fiți în vacanță până în aceeași zi în care vă întoarceți. Dacă nu indicați o dată de încheiere , va trebui să dezactivați trimiterea de mesaje manual, trecând înapoi peste pașii dvs. și modificând setările.
4) Acum puteți scrie mesajul. În partea de jos a meniului veți găsi o casetă albă în care să adăugați textul, dacă doriți, editând fontul, dimensiunea și culorile și introducând un link, dacă doriți să vă redirecționați expeditorii către un anumit site web.
În acest moment, trebuie să vă spunem că puteți configura două tipuri de mesaje . Unul pentru cei care se află în organizația dvs. (dacă doriți să indicați că sunteți plecat, deși cel mai probabil știu deja) și un altul pentru cei care sunt afară, persoanele care nu trebuie să știe că sunteți în vacanță, să Cu excepția cazului în care le-ați notificat personal.
5) În cele din urmă, aveți și opțiunea de a crea reguli, astfel încât sistemul de răspuns automat să fie cât mai eficient posibil și să nu devină o mașină de bombardat mesaje către toată lumea. Unele opțiuni configurabile vă permit să redirecționați mesajul primit către un alt coleg care poate răspunde sau să se ocupe de problema dvs., să trimită mesajul către alt cont Gmail sau Hotmail, astfel încât să îl putem revizui prin conturile noastre private, să îl ștergem mesaje de la anumiți expeditori sau organizați mesaje în foldere astfel încât, atunci când ne întoarcem la serviciu, să nu ne găsim într-o căsuță de intrare absolut haotică.
Pentru a adăuga oricare dintre aceste reguli (există zeci de opțiuni pentru clasificarea și gestionarea mesajelor în timp ce suntem plecați) va trebui să faceți clic pe butonul Adăugați o regulă sau Editați regula pentru a o modifica.
Fotografie de: Rick Scully și TripShake