20 de întrebări și răspunsuri practice Outlook

20 de întrebări și răspunsuri practice Outlook

Outlook este unul dintre cele mai populare instrumente de e-mail . Folosim acest program de mulți ani pentru a ne gestiona e-mailul. Nu este surprinzător că este un sistem eficient, dotat cu nenumărate instrumente care ne ajută foarte mult să ne organizăm.

Și este că, pe lângă faptul că funcționează ca o tavă pentru e-mailul nostru, Outlook servește și ca agendă și ne permite să configurăm alerte pentru orice eveniment sau sarcină . Astăzi ne-am propus să răspundem la 20 de întrebări practice Outlook. Sperăm că le veți găsi utile.

1. Pot folosi comenzile rapide de la tastatură?

Desigur. Aceasta este una dintre cele mai practice funcții pe care le au toate programele din suita Microsoft Office. Dacă aflați aceste comenzi rapide de la tastatură, vă puteți gestiona e-mailul mai repede . Cele mai utilizate sunt următoarele:

  • Alt + S : trimiteți un e-mail
  • Ctrl + R : Răspundeți la un e-mail
  • Ctrl + M : trimiteți și primiți e-mailuri
  • Alt + W : Mergeți la următorul e-mail sau comutați la vizualizarea calendarului săptămânal
  • Alt + R : Răspundeți la toate sau comutați la vizualizarea săptămânală a calendarului de lucru
  • Ctrl + G : Deschideți caseta „Mergeți la dată” pentru a trece la ziua dorită din calendar

2. Este posibil să ștergeți mesajele care nu mă interesează într-un mod mai automat?

Da. Și este o modalitate bună de a vă gestiona mesajele mai repede. Tot ce trebuie să faceți este să creați o regulă. De exemplu, dacă sunteți interesat să ștergeți mesaje de la un anumit expeditor, trebuie doar să faceți următoarele: faceți clic pe mesaj cu butonul din dreapta al mouse-ului și apoi alegeți Creare regulă. Bifați opțiunea Ștergeți și specificați expeditorul . Când ați terminat, nu uitați să faceți clic pe Creare regulă sau OK.

poștă de semnătură Outlook

3. Este posibil să creați una sau mai multe semnături pentru e-mailuri?

Desigur. Este una dintre cele mai clasice funcții ale Outlook. Dacă doriți să creați o semnătură sau semnături diferite pentru e-mailurile dvs., trebuie să faceți următoarele: scrieți un e-mail nou, deschizând un mesaj nou. Faceți clic pe butonul Semnătură pentru ao configura: aveți opțiunea de a adăuga câte doriți. 

Când doriți să îl adăugați la e-mail, trebuie doar să faceți clic pe el, astfel încât să fie inserat automat . Repetați același proces pentru toate semnăturile pe care trebuie să le includeți.

4. Cum pot economisi timp scriind mesajul?

Există o funcție care ne permite să inserăm anumite elemente rapide în text. Pot fi fraze sau fragmente pe care le scrieți des. Pentru a le adăuga automat la un e-mail, selectați textul și faceți clic pe Elemente rapide> Inserare . Introduceți un nume. Le puteți introduce oricând doriți și nu va trebui să le rescrieți.

5. Cum se introduce o imagine în e-mail?

Dacă doriți să inserați o imagine într-un e-mail, astfel încât să fie afișată cu textul pe care l-ați adăugat, este de asemenea ușor pentru dvs. În loc să adăugați un atașament, faceți clic pe meniul Insert> Image sau Clipart. Imaginea va fi lipită direct în corpul mesajului și o puteți edita și redimensiona după cum doriți.

dosar de căutare

6. Cum se fac căutări mai eficiente?

Poate căutați adesea același lucru. De exemplu, e-mailurile pe care ți le trimite Marta. Pentru a face aceste căutări mai eficiente, puteți configura un folder de căutare. Creați un folder de căutare Nou , alegând între diferite opțiuni implicite (persoane specifice, e-mailuri importante ...) și configurând o căutare personalizată.

Pentru a găsi mesaje mai repede, puteți utiliza și filtre. În cadrul opțiunii Filtrare e-mail, puteți selecta fila Acasă și alege ce tip de e-mailuri doriți să vedeți: cele necitite, alegeți categorii, cu atașamente sau cele primite săptămâna aceasta.

reguli și alerte

7. Pot să-mi organizez mai bine poșta?

Există o secțiune din care puteți crea reguli. Aceasta înseamnă că, dacă doriți, puteți executa diferite acțiuni automate pe e-mail. Și acest lucru vă va ușura lucrurile. Pur și simplu faceți clic pe butonul meniului Reguli și alerte .

Alegeți o regulă nouă pentru a configura opțiunea pe care o luați în considerare . Veți vedea că puteți marca mesajele unei anumite persoane pentru urmărire, puteți muta mesajele în anumite foldere sau puteți reda anumite sunete atunci când primiți e-mailuri de la cineva. Opțiunile sunt foarte largi și complet configurabile.

8. Ce se întâmplă dacă vreau să trimit un mesaj fără să arăt niciun destinatar?

Este un gest foarte simplu, dar mulți oameni îl uită. Și acest lucru se întâmplă foarte des. Dacă doriți să trimiteți mesaje fără a afișa destinatari, tot ce trebuie să faceți în Outlook este să adăugați toți destinatarii în caseta Cci în loc de CC. În acest fel, nimeni nu va vedea cine altcineva a primit mesajul. 

întârziere livrare

9. Se poate programa un e-mail pentru a fi trimis la o anumită oră?

Programarea unui mesaj de e-mail este destul de ușoară. În cadrul mesajului în cauză, accesați butonul Întârziere livrare. De aici puteți alege la ce oră doriți să trimiteți mesajul și multe alte opțiuni. În acest fel, vă puteți transmite mesajul la momentul dorit. 

10. Cum se configurează un răspuns automat?

Este timpul vacanței, deci trebuie să configurați mesajele clasice de răspuns automat. Acestea sunt foarte utile pentru a ne avertiza contactele că nu vom fi disponibili în anumite zile. Pentru configurare, alegeți Fișier> Răspunsuri automate> Trimiteți răspunsuri automate. 

Puteți seta un anumit interval pentru ca aceste mesaje să fie trimise automat. Deși puteți dezactiva și răspunsurile manual. În spațiul din cadrul organizației mele, va trebui să scrieți răspunsul care vă interesează și să faceți clic pe OK. 

note de perspectivă

11. Am opțiunea de a adăuga note sau memento-uri?

Desigur, am indicat deja că Outlook este un instrument foarte util pentru gestionarea e-mailului, dar și pentru a acționa ca asistent. Puteți adăuga note făcând clic pe următoarea comandă rapidă Ctrl + Shift + N . Veți vedea că imediat apare un fel de notă similară cu o post-it, pe care o puteți agăța în orice spațiu.

La început are un ton gălbui, ca și post-it-urile reale , dar puteți modifica tonul cu culoarea dorită. Apoi, puteți gestiona aceste note așa cum vi se potrivește.

12. Pot crea o listă de distribuție?

Da, este o opțiune foarte practică pentru a evita să adăugați aceiași expeditori ca întotdeauna la o listă de e-mail sau distribuție. În spațiul de nume, alegeți numele grupului dvs. de contacte. 

Apoi, va trebui să alegeți diferiții membri. Puteți face acest lucru din agenda de contact. Apoi Salvați și închideți. Lista dvs. de distribuție va fi deja creată și puteți trimite mesajele obișnuite pe care le doriți .

curatarea cutiei postale

13. Cum se economisește spațiu?

Inerția de zi cu zi face ca de multe ori mesajele să se acumuleze. În secțiunea Fișier veți avea diferite opțiuni, pe care le puteți vedea făcând clic pe butonul Instrumente de curățare. Aici veți găsi Curățarea cutiei poștale, folderul Elemente șterse goale și Arhiva . Folosiți-le în mod regulat pentru a menține totul în ordine.

14. Pot folosi Gmail în Outlook?

Raspunsul este da. Și va fi util dacă preferați să utilizați Outlook pentru a vă organiza. Deschide Gmail și dă clic pe secțiunea Setări. Apoi, în fila Forwarding și POP / IMAP mail , alegeți opțiunea Enable IMAP. Salvați modificările.

Apoi va trebui să vă accesați e-mailul și să introduceți informațiile corespunzătoare contului. Aveți informațiile de care aveți nevoie mai jos. Accesați Setările contului, în Fișier , pentru a le introduce și a începe să vă bucurați de e-mailul dvs. Gmail în Outlook.

Outlook Gmail

15. Cum să fac o copie de rezervă a e-mailurilor mele?

Backupurile sunt vitale dacă vrem să păstrăm cele mai importante e-mailuri. Mai ales dacă le folosim pentru muncă. Selectați Fișier> Deschidere> Import. Alegeți opțiunea de a exporta un fișier. Selectați  Fișier de date Outlook (.pst) și faceți clic pe Următorul. 

Alegeți contul / folderul pe care doriți să îl copiați, alegeți o locație pentru a stoca fișierul și faceți clic pe OK. De asemenea, îl puteți proteja prin parolă.

16. Cum se creează șabloane?

Deschideți un mesaj nou și scrieți șablonul dorit. Ar trebui să fie un text pe care îl trimiteți des și pe care, în acest sens, nu va trebui să îl repetați. Când ați terminat, alegeți Fișier> Salvare ca> Salvare ca tip> Șablon Outlook . Introduceți un nume de șablon și salvați.

Pentru a utiliza șablonul, în Outlook accesați Acasă> Nou> Elemente noi> Mai multe articole și Alegeți formularul . Atingeți Căutare în> Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere. Veți vedea că folderul șabloane se deschide și că trebuie să îl salvați pe cel mai potrivit. Alege Deschide, adaugă destinatar și trimite.

agenda mai la vedere

17. Cum să menținem agenda mai vizibilă?

Calendarul Outlook este foarte util, dar pentru a-l accesa trebuie să faceți câteva căutări. O opțiune interesantă este să descărcați acest supliment, care vă va permite să instalați agenda ca fundal al computerului . În acest fel, veți avea la dispoziție toate programările și sarcinile dvs. Se numește Outlook pe desktop și trebuie descărcat suplimentar.

18. Pot grupa mesajele?

Cu Gmail suntem obișnuiți să vedem mesajele grupate pe conversații. Ei bine, din fericire în Outlook puteți face același lucru. Pentru a grupa mesajele, accesați fila Vizualizare și alegeți opțiunea Afișați ca conversații. În interior puteți „Organiza după” și puteți alege diferite moduri de configurare a e-mailurilor.

vederi de perspectivă

19. Pot configura diferite vizualizări?

Desigur. Outlook vă va permite să configurați vizualizările căsuței de e-mail după cum doriți. Deci, puteți decide dacă doriți să vedeți o previzualizare a mesajelor, alegeți să nu le deschideți sau să alegeți o vizualizare verticală dreaptă, stângă sau orizontală. Opțiunile sunt multiple, așa că pentru a testa testarea configurației care se potrivește cel mai bine ritmului dvs. de lucru, este mai bine să accesați secțiunea Vizualizare. 

20. Ce se întâmplă dacă vreau doar să primesc notificări pentru cele mai importante mesaje?

Dacă sunteți doi care primiți zeci și zeci de mesaje pe zi, ar putea fi interesant să configurați o opțiune pentru a primi doar cele mai importante mesaje.  Accesați Fișier> E-mail și accesați secțiunea Sosirea mesajului. Vă recomandăm să configurați această secțiune pentru a primi numai notificări despre ceea ce vă interesează. În același timp, veți avea opțiunea de a configura modul în care doriți să fie alertele desktop.