Deplasarea în Excel ca un pește în apă este esențială dacă doriți să avansați în munca dvs. Deși este adevărat că astăzi avem mai multe alternative pentru a crea foi de calcul, Microsoft continuă să fie unul dintre cele mai puternice instrumente pentru crearea fișierelor de date .
Ceea ce vă propunem astăzi sunt zece trucuri Excel simple, dar practice, care vă vor ajuta să stăpâniți acest instrument util . Sau cel puțin pentru a începe. Acestea vă vor ajuta să vă gestionați fișierele și datele într-un mod mai agil și fără a fi nevoie să vă complicați.
Iată 10 sfaturi utile pentru stăpânirea Excel . Am folosit cea mai recentă versiune de Excel 2016 ca bază pentru majoritatea capturilor, deși majoritatea sfaturilor funcționează și cu versiunile anterioare ale programului.
1. Mutați datele
Să începem cu ceva fundamental. Transferați date de la o celulă la alta . Una dintre acțiunile pe care le realizăm cel mai mult atunci când lucrăm cu un document Excel. Este de fapt un gest foarte de bază, dar care ar trebui să fie cunoscut.
Astfel, dacă ceea ce dorim este să mutăm o coloană cu toate datele pe care le conține , ar fi suficient să o selectăm și să mutăm mouse-ul către margine, până când apare o cruce de săgeți. Apoi trebuie doar să trageți coloana pentru ao plasa în locul potrivit. Dacă dorim să copiem și aceste date, va fi necesar doar să apăsăm tasta Control. Și apoi trageți.
După ce am selectat o coloană Excel, pur și simplu mutați cursorul pe una dintre margini până când apar mirele și apoi glisați coloana
2. Selectați toate
Când trebuie să selectați un întreg tabel de date în Excel, lucrarea poate fi foarte greoaie. Mai ales dacă documentul este mare. Utilitatea selectării tuturor este foarte practică atunci când exportăm date într-un alt tabel, de exemplu. Singurul lucru pe care trebuie să-l faceți dacă utilizați o versiune înainte de Excel 2016 este să apăsați combinația de taste Control + A. Puteți apoi să efectuați toate acțiunile pe care le luați în considerare (copiați, tăiați ...). În cazul utilizării Excel 2016, comanda rapidă care a funcționat pentru noi este Control + Shift + bara de spațiu.
De asemenea, trebuie să știți că există o modalitate și mai rapidă de a selecta tot ceea ce funcționează în aceste versiuni. Și este să apăsați săgeata care este chiar în colțul tabelului Excel (deasupra numărului 1 și lângă litera A). Este suficient doar un singur clic. Nu este unul dintre cele mai inteligente trucuri Excel departe de el, dar vă va economisi timp.
3. Adăugați acces rapid la un instrument
Dacă lucrați în mod regulat cu Excel, veți ști cât de important este să aveți toate instrumentele la îndemână . În caz contrar, se pierde mult timp și petreceți mai mult timp încercând să găsiți butoane și comenzi rapide decât să vă faceți propria muncă. Atunci ce facem?
Ei bine, foarte ușor. Creați butoane rapide de comandă rapidă pentru instrumentele pe care le folosim cel mai mult. În principiu, cu versiunea nativă a Microsoft Excel veți avea trei butoane de acces rapid , pe care le veți găsi în partea de sus a meniului. Ele sunt Salvarea, Anularea scrierii și Refacerea scrierii.
Pentru a modifica sau a adăuga comenzi rapide noi, tot ce trebuie să faceți este să accesați secțiunea Fișier> Opțiuni> Bara de acces rapid . Adăugați butoanele pe care le considerați adecvate și eliminați-le pe cele care nu vă sunt utile. Când ați terminat, alegeți OK.
O altă opțiune pentru a accesa această funcție este să faceți clic pe butonul cu săgeata chiar în dreapta butoanelor de comandă rapidă. Apoi se va deschide un meniu contextual cu cele mai comune accesări pe care le putem plasa. Dacă faceți clic pe „Mai multe comenzi ...” vom deschide fereastra de opțiuni despre care am vorbit chiar înainte.
4. Restricționează datele care pot fi introduse în foaia de calcul
Imaginați-vă că lucrați cu date și se mișcă doar într-o serie de valori. De exemplu, cu tabele de prețuri a căror valoare maximă nu va depăși niciodată 10.000. În cazuri similare, poate fi benefic să puneți o serie de limite la introducerea datelor, astfel încât să apară un avertisment de fiecare dată când ieșim în afara acestui interval.
Pentru a face acest lucru, trebuie să accesați opțiunea Date din partea de sus și apoi validarea datelor. În fila Configurare, pot fi stabilite diferitele limite, atât prin valori numerice , cât și prin lungimea textului care ne va permite să intrăm în celulă. Dacă împărtășim munca cu alte persoane (sau dorim să setăm un memento), putem include un mesaj de intrare și personaliza mesajul de eroare în sine.
5. Ascundeți rândurile
Un alt truc Excel util care ne poate oferi mult joc este să ascundem rânduri pe care nu vrem să le vedem. Ideea este că puteți ascunde câteva coloane cu rezultate care nu sunt interesante sau care pot / ar trebui să rămână private . Acest lucru este util mai ales atunci când partajați un document de lucru, dar pe care nu este important să vedeți „camera din spate”.
Pentru a ascunde rândurile, cel mai bine este să selectați celulele în cauză și apoi să faceți clic pe combinația Control și 9. Veți vedea că acestea dispar instantaneu. Dacă doriți să le recuperați, îl aveți destul de ușor. Trebuie doar să combinați următoarele taste: Control + Shift + 8 . Ele vor apărea din nou imediat.
Vizualizare Căutare Fuzzy în Excel 2010
6. Efectuați o căutare dură
După cum sugerează și numele său, căutările fuzzy sunt un mecanism pentru a găsi elemente sau valori pe care nu suntem întru totul clare sau pe care nu le amintim cu precizie. De obicei , pentru a efectua o căutare în Microsoft Excel doar trebuie să apăsați Control + B . Se activează imediat un meniu, astfel încât să putem introduce parametrii.
Dacă nu sunteți sigur ce anume căutați, puteți folosi semnele de întrebare și asteriscul . Primul este folosit pentru a reprezenta un personaj, iar asteriscul poate reprezenta unul sau mai multe.
7. Adăugați mai multe rânduri sau coloane simultan în Excel
Introducerea unui nou rând sau coloană poate fi aparent ușoară. Dar ce se întâmplă când trebuie să adăugăm mai multe rânduri sau coloane și nu vrem să pierdem timpul? Nu vă faceți griji, nu trebuie să repetați operația de mai multe ori. În acest caz, tot ce trebuie să faceți este să selectați numărul de rânduri sau coloane dorite (două sau mai multe, în acest caz).
Apoi, faceți clic dreapta pe rândurile sau coloanele evidențiate. Ceea ce trebuie să faceți în continuare este să alegeți opțiunea Inserare, din meniul derulant . Imediat rândurile sau coloanele vor fi adăugate, chiar în stânga celei selectate inițial.
Vizualizare comentarii în Excel 2010
8. Introduceți un comentariu într-o celulă
Inserarea comentariilor într-o celulă poate fi foarte utilă dacă lucrăm la un document colaborativ sau îl trimitem cuiva. Sau chiar dacă, făcând documentul singur , dorim să includem note de orientare pentru revizuiri ulterioare.
Pentru a insera un comentariu, ar fi suficient să ne plasăm pe celula care ne interesează și să apăsăm tasta Shift și F2 . Veți vedea că este activată o casetă mică în care puteți include tot textul de care aveți nevoie. Această casetă poate fi redimensionată trăgând mouse-ul pe unul dintre punctele de margine.
Odată ce ați terminat cu comentariul, acesta va dispărea din vizualizarea implicită și va fi indicat printr-o mică pictogramă în celulă . De fiecare dată când plasați cursorul peste el, cursorul va fi afișat din nou. Apropo, pentru a edita sau șterge comentariul, trebuie doar să faceți clic cu butonul din dreapta al mouse-ului și să alegeți opțiunea.
9. Răsfoiți rapid
Navigarea printr-un document Excel cu date mari poate ajunge să fie foarte plictisitoare. Cel mai bun lucru de făcut în aceste cazuri este să utilizați comanda rapidă de navigare rapidă. Apăsați tasta Control în același timp când apăsați orice altă tastă săgeată de pe tastatură . Veți vedea că mișcarea este rapidă și agilă. Interesantul acestui mod de mișcare este că îl face doar între celulele care au date, așa că le vei sari rapid pe cele care sunt goale.
10. Includeți valori începând cu 0
Și încheiem cu un truc Excel simplu, dar foarte util în anumite cazuri. De obicei, atunci când adăugăm o valoare care începe cu zero, Excel o elimină. Tot ce trebuie să faceți în aceste cazuri este să includeți o cotație înainte de primul zero . Asa de usor. Odată introdus numărul, acesta va fi afișat fără ghilimele și cu zero.
Acestea sunt doar câteva dintre trucurile Excel pe care le putem descoperi atunci când folosim programul. Ascunde multe altele și cu un nivel crescut de complexitate.