Companiile mari sau mijlocii au un sistem cu programe de facturare care le ajută să-și păstreze riguros facturile și cheltuielile curente sau extraordinare. Cu toate acestea, micii freelanceri obțin de obicei cât pot. Uneori își țin evidența facturilor în documente Excel. Și, în cel mai rău caz, pot chiar să facă facturile într-un cuvânt simplu . Aceasta, pe termen lung, ajunge să fie o problemă.
În primul rând, pentru că orice freelancer - oricât de mic ar fi - trebuie să păstreze un control exhaustiv al finanțelor sale. Asigurați-vă că toate facturile dvs. sunt în ordine, că reținerile sunt calculate corect și că, în cele din urmă, primiți și plătiți plățile de la furnizori la timp .
Pe Internet există nenumărate propuneri, atât pentru software cât și pentru servicii online, de gestionare a facturării. Cu toate acestea, cei mai mulți dintre ei ne oferă o perioadă de încercare gratuită, apoi trecem la un serviciu cu plată , ceea ce nu este întotdeauna ușor de presupus pentru mulți profesioniști independenți.
Indiferent de situația dvs., dacă vă gândiți să vă organizați facturile și să păstrați un control bun asupra cheltuielilor, astăzi vrem să vă recomandăm un instrument pe care l-am testat. Și asta face minuni pentru noi. De asemenea, este gratuit și nu include nicio perioadă de încercare sau limitare a caracteristicilor sale.
Selfconta, un sistem gratuit pentru a vă păstra facturarea
Am încercat și am căutat o mulțime de instrumente, dar acesta este unul dintre cele care ne-au convins cel mai mult. De fapt, ne transportăm deja facturarea prin Selfconta. Așa se numește acest sistem.
Este intuitiv, ușor de utilizat și include mesaje și instrucțiuni foarte similare acasă. Acest lucru nu este împotriva ta, ci dimpotrivă. Și face ca, odată pentru totdeauna, sarcina de a face facturi nu este un calvar . Mai ales dacă asta este ceea ce îți place cel mai puțin la slujba ta. Pentru că în cazul lucrătorilor independenți trebuie să îți asumi totul!
Dar începeți să utilizați Selfconta acum. Tot ce trebuie să faceți este să accesați această pagină și să vă înregistrați. Faceți clic pe Înscrieți-vă gratuit! și introduceți adresa de e-mail și parola. Prin crearea unui cont, veți începe să aveți acces la acest instrument de facturare. De asemenea, va fi necesar să includeți datele dvs. ca independent sau companie , deoarece acestea trebuie să apară pe toate facturile dvs.
Când vă aflați în interior, vă recomandăm să salvați adresa //mispapeles.es/login.php în favorite. De aici veți avea acces direct la facturare , în orice moment doriți.
Cum să începeți crearea facturilor
Când vă aflați în interior, veți vedea că nu aveți venituri sau cheltuieli pentru a începe. Este normal, încă nu ai fost eliberat! Pentru a crea o primă factură, faceți clic pe Venit (prima opțiune din bara de sus). Pur și simplu faceți clic pe butonul Creare.
Se va deschide o pagină goală și va trebui să introduceți primele date . Aceasta include:
- Numele clientului
- ID client / CIF
- Data (dacă nu o modificați manual, va apărea data de astăzi)
- Numărul facturii (unul va fi atribuit consecutiv)
Adăugați date despre clienți
Dacă clientul este nou, va trebui să introduceți toate datele lor complete. În acest caz, o fereastră va fi activată automat și aici puteți introduce numele și codul poștal. Dacă clientul este identificat în cadrul Selfconta , cel mai probabil celelalte date vor fi adăugate automat. Acest lucru se poate întâmpla în cazuri de companii mari sau care au fost deja identificate anterior de alți utilizatori de Selfconta.
Dacă sistemul nu vă ușurează lucrurile, va trebui să fiți cel care să adauge DNI / CIF și datele opționale (țară, provincie, oraș, adresă, persoană de contact, telefon și e-mail). Dacă introduceți o adresă de e-mail, Selfconta va fi însărcinată cu trimiterea facturii direct clientului (cu condiția să fi dat această comandă).
Adăugați conceptele la factură
Acum să continuăm cu conceptele, partea centrală a facturii. Aici trebuie specificate serviciile sau produsele pe care le-ați oferit clientului dvs. și pentru care veți primi plata corespunzătoare. În prima casetă, trebuie să selectați dacă ați făcut o vânzare de bunuri, dacă ați furnizat un serviciu sau dacă este vorba de un venit din închiriere. Deși ar trebui să știți că aici puteți genera produsul sau serviciul pe care îl preferați. Aveți libertatea absolută să o adaptați la nevoile dvs. și la cele ale companiei dvs.
Apoi, va trebui să tastați descrierea produsului sau serviciului , cantitatea, prețul unitar și dacă urmează să aplicați orice reducere. La sfârșitul aceleiași linii, veți vedea că există două cutii pentru taxe. Primul este pentru TVA (alegerea cotei aplicabile, fie 20, 10, 4 sau 0%) și al doilea pentru reținerea impozitului pe venitul personal (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% și 24%).
Rețineți că acestea trebuie aplicate pentru fiecare dintre concepte și nu la final, așa cum se face de obicei în multe facturi. Uitați-vă bine la acest lucru, pentru că, dacă nu vă dați seama, l-ați putea uita și ați putea genera o factură greșită.
Sistemul va calcula automat procentele. Pe lângă adăugarea și scăderea tuturor cantităților necesare . Ce veți obține în final va fi o factură completă, fără erori și cu toate calculele aplicate.
Includeți informații despre sistemul de colectare
În partea de jos a facturii, va trebui să indicați metoda de plată . Aici aveți diferite opțiuni (cec, numerar, credit, rambursare depozit, bilet la ordin, PayPal, debit direct, remitență bancară, card de credit și transfer bancar). În funcție de opțiunea pe care o alegeți, va fi necesar să indicați un cont bancar.
Când ați terminat, faceți clic pe Salvați sau Salvați și ieșiți dacă doriți să primiți o altă factură sau să închideți programul de facturare. În cadrul aceleiași secțiuni, aveți opțiunea de a trimite factura către client (prin e-mail) sau de a o imprima, fie pe hârtie, fie pentru a genera un document PDF.
Cum se creează facturi recurente
Selfconta include diferite opțiuni pentru a face acest sistem de facturare mai personal și mai practic. Una dintre cele mai importante este cea numită Facturi Recurente . Dacă oferiți întotdeauna același serviciu unui client și plătiți pentru un serviciu lunar, puteți activa această opțiune.
Aceasta este o caracteristică care vă permite să trimiteți o factură recurentă unui client lunar. În acest fel, de exemplu, dacă facturați 300 de euro pe lună pentru un anumit serviciu , nu va fi necesar ca lună de lună să generați factura manual. Selfconta se va ocupa să o facă cu toate datele pe care le-ați introdus.
În plus, va trebui să fi adăugat adresa de e-mail a clientului, astfel încât sistemul să o poată trimite automat. Și nici nu trebuie să te descurci cu asta. Pentru a activa această opțiune, accesați una dintre facturile generate și derulați în partea de jos. Odată ajuns aici, verificați opțiunea Faceți recurent . Nu trebuie să faci altceva.
Dacă doriți să vedeți care sunt facturile dvs. recurente, pur și simplu accesați opțiunea Venituri> Facturi recurente . De aici veți putea efectua toți pașii pe care îi considerați necesari cu privire la acest tip de factură.
Personalizați facturile
Dacă doriți, Selfconta vă va oferi și posibilitatea de a vă personaliza facturile. În acest fel, le puteți adapta la gustul dvs. (estetic) și puteți selecta combinațiile de culori care vă plac cel mai mult. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Setări (este roata dințată în partea dreaptă sus) și alegeți Design factură .
Aici puteți accesa diverse modele , puteți încărca sigla dvs., puteți alege combinația dintre două culori și două tipuri de litere, una pentru titluri și cealaltă pentru text. La sfârșit, puteți alege, de asemenea, dacă doriți să adăugați casete pentru date opționale (titlu, distribuire plăți, adnotări, procent de reducere, procent de reținere și telefon). Când ați terminat, faceți clic pe butonul Salvare.
Cum să vă controlați cheltuielile, să faceți bugete și note de livrare
Dacă doriți, puteți utiliza acest instrument doar pentru a vă controla facturile . Mai ales dacă aveți deja ajutorul unui manager. Dar dacă acest lucru nu este cazul și doriți să păstrați controlul complet asupra finanțelor dvs. ca independent, aveți posibilitatea de a adăuga cheltuieli la sistem. Procedura este exact aceeași pe care o utilizați pentru înregistrarea facturilor.
Doar în acest caz, va trebui să faceți clic pe secțiunea Cheltuieli. Apăsați butonul Creați pentru a adăuga o nouă cheltuială și selectați furnizorul. Puteți să îl introduceți în același mod în care ați generat un client. Și repetați-o de câte ori este necesar.
Pe de altă parte, trebuie să aveți în vedere că în cadrul sarcinilor de administrare și gestionare va exista și pregătirea bugetelor și a notelor de livrare . Aceasta este o opțiune pe care o veți găsi în secțiunea Mai multe. De aici puteți crea toate aceste documente și le puteți menține în ordine.
În plus, puteți descărca și rapoarte pentru a vă controla cheltuielile de trezorerie . Le puteți descărca în format Excel, pentru a le gestiona ulterior în funcție de nevoile dvs.
Vedeți veniturile și cheltuielile dvs. într-un grafic
Lucrurile arată întotdeauna mai bine dacă sunt pe un grafic. Și același lucru se va întâmpla cu veniturile și cheltuielile tale. De îndată ce accesați acest instrument, veți vedea un rezumat al tuturor informațiilor dvs. financiare (cu condiția să le fi introdus, desigur). Astfel, dintr-o privire puteți verifica următoarele:
- Cât ați facturat?
- Cât de mult îți datorează?
- Cât ai câștigat?
- Cât veți plăti în TVA?
Acest lucru vă va ajuta foarte bine să evitați surprizele atunci când vine vorba de plata impozitelor trimestriale. Și veți putea obține o idee foarte aproximativă - ca să nu spun exact - a banilor pe care trebuie să îi economisiți sau să îi gestionați. În partea de sus a ecranului, chiar deasupra graficelor, puteți face o selecție pe luni, trimestre sau ani .
Dacă doriți, puteți indica și care sunt obiectivele dvs., atât în secțiunea de venituri, cât și de cheltuieli. Trebuie doar să apăsați butonul Personalizare . O pagină va fi afișată pentru venituri și cheltuieli pentru întregul an. Pur și simplu introduceți cifrele pentru fiecare dintre luni și apăsați butonul Salvare. De fiecare dată când deschideți instrumentul, puteți verifica dacă v-ați atins obiectivele.