Procesorul de text Word este unul dintre cele mai utilizate, fie pentru computerele PC, fie pentru Mac. Nu este întotdeauna recomandabil să lăsați un document deschis, astfel încât oricine să îl poată citi și să modifice textul. Pentru a evita acest lucru, utilizatorul îl poate proteja cu o parolă . Este o procedură foarte simplă și rapidă de finalizat, care poate fi realizată în momentul creării documentului sau ulterior. O altă posibilitate este utilizarea unei parole pentru a împiedica alți utilizatori să modifice formatul documentului ; în acest fel puteți trece prin mai multe mâini fără ca aspectul dvs. să fie modificat.
Înainte de a începe, câteva avertismente generale. Este esențial să vă amintiți parola , deoarece dacă este uitată, nu va fi posibilă recuperarea acesteia. Sistemul utilizează parole de opt sau mai multe caractere; de fapt, se recomandă lucrul cu fraze de paisprezece caractere sau mai mult. De asemenea, este o idee bună să combinați cifre, simboluri și litere mari și mici în aceeași parolă. Iată cum să protejați prin parolă un document în Microsoft Word 2007 .
Pentru a seta o parolă pentru un document cu Word 2007 , primul lucru este să îl deschideți. În al doilea rând, trebuie să faceți clic pe butonul circular de Microsoft Office , care este situat în colțul din stânga sus, și faceți clic pe Salvare ca. . În fereastra pop-up, alegeți Instrumente și apoi Opțiuni generale . Există două opțiuni: Deschideți parola (pentru a deschide documentul) și Scrieți parola(pentru a salva modificările la document). Parola deschisă este cea mai sigură, deoarece folosește criptare avansată. Pe de altă parte, parola de scriere este concepută astfel încât să puteți colabora cu examinatorii de conținut la pregătirea documentului; numai cei care au permisiunea vor putea salva modificările. Utilizatorul poate atribui ambele parole aceluiași document; idealul este că ele sunt diferite. Puteți bifa caseta de validare Recomandată numai pentru citire pentru a împiedica examinatorii de conținut să modifice accidental fișierul. Apoi trebuie să faceți clic pe OK . Apoi, va trebui să tastați din nou parolele pentru a le confirma și să faceți clic pe OK . Apoi faceți clic pe Salvare. În concluzie, sistemul întreabă dacă utilizatorul dorește să înlocuiască documentul existent și este necesar să faceți clic pe Da .
Pe de altă parte, este posibil să restricționăm modificările de format . Pentru a face acest lucru, alegeți fila Revizuire și, în grupul Protejați documentul (în dreapta sus), selectați opțiunea Restrângeți formatarea și editarea . În secțiunea Restricții de format din panoul de activități, alegeți Protejați documentul și bifați caseta Limitați formatarea la o selecție de stiluri. Apoi faceți clic pe Setări pentru a specifica stilurile pe care ceilalți utilizatori le pot modifica sau aplica. În cadrul Stiluri , este necesar să vă asigurați că bifați casetaLimitați formatul la o selecție de stil . Apoi, trebuie să activați casetele de selectare de lângă fiecare dintre stilurile pe care doriți să le permiteți în document. În cadrul Format , trebuie să activați și casetele de selectare existente lângă tipurile de format dorite. Apoi, faceți clic pe OK .
Se poate întâmpla să apară un mesaj care avertizează că documentul poate conține tipuri sau stiluri de formatare neacceptate. În acest caz, există două posibilități. Primul este să faceți clic pe Da pentru a elimina stilurile și formatele neacceptate. Cealaltă este să faceți clic pe Nu pentru a le păstra; Aceasta înseamnă că alți utilizatori nu le vor putea folosi atunci când editează documentul.
Următorul pas este să intrați în secțiunea Începeți aplicarea și faceți clic pe opțiunea Da, aplicați protecție . Pentru a atribui parola care împiedică eliminarea protecției, trebuie să o tastați în caseta Introduceți noua parolă și apoi să o confirmați.