Doriți ca computerul dvs. să funcționeze pentru dvs. în timp ce sunteți în vacanță? Este posibil să nu-l puteți determina să îndeplinească toate sarcinile, dar vă poate ajuta să vă odihniți mai pașnic. Dacă plecați într-o călătorie (ceva destul de obișnuit în această perioadă a anului), vă recomandăm să anunțați automat cei care vă trimit e-mailuri. În acest fel, când vă vor trimite un mesaj, vor primi un răspuns cu textul la alegere. Dar ar putea fi ceva de genul „ Voi fi plecat în vacanță până astăzi” ¦ Între timp puteți contacta „¦ ”
Ei bine, acest lucru va dura câteva minute. Dar astfel vă puteți bucura de restul cu liniștea de a lăsa totul legat și bine legat. Doar urmați pașii următori ”¦
Dacă lucrați într-o companie care are un serviciu avansat de poștă, poate aveți o opțiune deja creată în acest scop. Folosind cel mai popular program de e-mail, Microsoft Outlook, această opțiune se găsește în meniul Instrumente și se numește „Asistent în afara biroului”. Dacă acesta este cazul dvs., procesul este mult mai simplu și mai automat.
Dacă această opțiune nu apare în meniul Instrumente, vă puteți bucura și de ea. Deși, în acest caz, trebuie clarificat faptul că mesajul va fi trimis automat numai după ce descărcați e-mailul din Outlook și de pe același computer pe care l-ați programat.
Înainte de a pleca, pentru a genera acest răspuns automat, trebuie să urmați pașii următori:
1) Scrieți mesajul de răspuns automat . Creați un mesaj nou (selectați Nou în bara de instrumente sau tastați Ctrl + U) și scrieți atât subiectul, cât și corpul mesajului care vor fi trimise tuturor persoanelor care vă scriu în timpul absenței dumneavoastră. De exemplu, putem pune ceva de genul „ De la 1 august la 15 august voi fi în afara biroului pentru vacanță. Din acest motiv, voi avea acces limitat la e-mailul meu. Dacă este o problemă urgentă, vă rugăm să luați legătura cu domnul Pérez la telefonul XXX sau prin e-mail „¦ ”
Odată ce mesajul este scris (nu uitați să puneți un subiect, cum ar fi „răspuns automat” „absent pentru vacanță”) salvați modificările. Acest mesaj va merge în folderul Ciorne. Deschideți acel folder, selectați mesajul (nu-l deschideți, selectați-l doar cu butonul stâng al mouse-ului) și accesați meniul Fișier și alegeți „Salvare ca„ ¦ ”
Va apărea o casetă de dialog pentru a alege un nume de fișier și o extensie. Alegeți un nume pe care îl veți aminti mai târziu. Este important ca în opțiunea „Salvare ca tip” să selectați „Șablon Outlook”. Îl dai pentru a salva și treci la secțiunea următoare.
2) Creați o regulă în programul dvs. de e-mail . O regulă este un comportament automat pe care programul îl efectuează atunci când primește sau trimite un anumit mesaj. Acest lucru funcționează pentru acest truc, dar și pentru multe alte posibilități. De exemplu, ștergeți sau salvați automat mesajele de la o persoană sau cu un anumit text în subiectul dintr-un folder.
În meniul Instrumente, selectați „Reguli și alerte”. Apăsați butonul „Regulă nouă” și alegeți următoarele opțiuni „Începeți de la o regulă necompletată” și „Verificați mesajele când acestea sosesc”. Faceți clic pe Următorul.
La Pasul 1 trebuie să alegem condițiile. Vom explica condițiile de a alege astfel încât mesajul să ajungă la întreaga lume, dar dacă doriți să trimiteți această notificare de sărbătoare doar anumitor persoane, alegeți doar alte opțiuni pentru a personaliza procesul. Selectați „unde este numele meu în caseta Către sau CC” și faceți clic pe Următorul. În cealaltă fereastră alegeți „răspundeți folosind un șablon specific”. Și faceți clic pe expresia „un anumit șablon” pentru a alege apoi șablonul pe care tocmai l-ați creat. Dacă nu apare în fereastră, în meniul derulant „Căutați în” selectăm „Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere”.
Faceți clic pe Deschidere și apoi pe Următorul pentru a merge la fereastra de excepții. Aici puteți personaliza unele excepții bazate pe numeroase variabile. Când terminați, faceți clic pe Următorul. În cele din urmă, atribuiți un nume regulii și alegeți să o activați acum sau nu. Dacă tot nu doriți să îl activați, îl puteți face mai târziu. În cele din urmă, faceți clic pe Finalizare.
3) Plecăm în vacanță . Acum este momentul să activați regula pe care tocmai ați creat-o. Reveniți la meniul Instrumente și alegeți „Reguli și alerte”. Regula creată ar trebui să apară aici. Pentru a-l activa, selectați-l în caseta din stânga riglei. Apăsați Acceptați și luați valizele. De acum înainte, când vă conectați la e-mail, veți trimite automat mesajul de vacanță tuturor celor care vă scriu în aceste date.
Aflați mai multe despre cum să utilizați Asistentul în afara biroului pe această pagină de la Microsoft.